Wichtige Quellen, Checklisten, rechtliche Grundlagen und Tipps zum aktuellen Umgang mit Events und dem Corona-Virus.
Aktuell herrscht große Unsicherheit, wie aufgrund der steigenden Anzahl von Corona-Infektionen mit anstehenden Veranstaltungen oder gar dem ganzen Geschäftsbetrieb umzugehen ist. Unter welchen Bedingungen kann mein Event stattfinden? Wie verhindere ich großflächige Absagen und No-Shows? Welche rechtlichen Konsequenzen bringt eine Absage? Kann ich öffentliche Unterstützung bekommen?
Wir haben daher die wichtigsten Quellen, Hinweise und Checklisten zusammengefasst, die uns hierzu aktuelle Antworten liefern.
Aktueller Stand: Corona-Virus
(09.03.2020, 18.06 Uhr)
Jedes zweite deutsche Unternehmen rechnet aktuell mit Umsatzeinbußen. In der Event- und Reisebranche wird mit mehr als 75% Umsatzrückgang gerechnet. Das hat eine DIHK-Blitzumfrage mit mehr als 10.000 Unternehmen in der letzten Woche ergeben. Daher ist jetzt Besonnenheit und vor allem eine faktenbasierte Handlungsstrategie gefragt. Beispielsweise schätzt das Robert Koch Institut die Gefahr für die Gesundheit der Bevölkerung in Deutschland aktuell tatsächlich nur als “mäßig” ein.
Im Folgenden finden Sie die wichtigsten Quellen, Hinweise und Checklisten, die auch uns in dieser Situation sehr geholfen haben und helfen.
Hierzu vorab ein herzliches Dankeschön an die jeweiligen Krisenmanager des Verbands der Veranstaltungsorganisatoren (VDVO), des Deutschen Industries und Handelskammertags und des Robert Koch Instituts, die uns hierbei unterstützen!
Offizielle Informationen von Bundesgesundheitsministerium und Robert Koch Institut
- Tagesaktuelle Informationen zum Coronavirus (Bundesministerium für Gesundheit)
- Wichtigste Fragen im Umgang und Vorbeugung zum Coronavirus (Bundeszentrale für gesundheitliche Aufklärung)
- Steckbrief zur Coronavirus-Krankheit-2019 (COVID-19) (Robert Koch Institut)
- Aktuelle Risikobewertung des Robert Koch Instituts (Robert Koch Institut)
Unter welchen Bedingungen kann mein Event stattfinden?
- Allg. Prinzipien der Risikoeinschätzung und Handlungsempfehlung für Großveranstaltungen (Robert Koch Institut)
- Empfehlung des österr. Gesundheitsministeriums zur Risikobewertung von Veranstaltungen (Bundesministerium für Inneres – Österreich)
- Fallbeispiel zur Bewertung Karlsruher Eventrecht-Tage (Eventrecht Expertise)
- Personalisiertes Teilnehmermanagement, Tracking und Einlassoptimierung (FastLane GmbH)
Wie verhindere ich großflächige Absagen und No-Shows?
1. Informationspolitik gegenüber Teilnehmern
Die meisten Absagen finden aktuell aus zwei Gründen statt:
(1) Unternehmen verbieten Mitarbeitern die Dienstreisen
(2) Teilnehmer sind verunsichert und versuchen Menschenmengen zu vermeiden.
Insb. letzteres ist aktuell (noch) der größere Treiber. Indem Sie Ihre Teilnehmer gezielt zu den tatsächlichen Risiken und Ihren Sicherheitsmaßnahmen informieren, können Sie Absagen deutlich reduzieren. Relevante Informationen hierzu finden sich in den Checklisten von oben.
Beispiele für risikoarme Events:
- Die Veranstaltung liegt nicht in einem Gebiet mit einer Vielzahl an Infektionen.
- Die aktuelle Teilnehmerschaft setzt sich nicht aus Risikogebieten, z.B. Norditalien, Iran, oder China zusammen.
Tipp: Informieren Sie umfangreich über die Maßnahmen, die vor Ort getroffen werden, um die Ansteckungsgefahr auf ein Minimum zu reduzieren. Damit erhöhen Sie das Vertrauen Ihrer Teilnehmer und vermeiden gleichzeitig eine zu hohe No-Show-Rate.
2. Dienstleister und Multiplikatoren einbinden
Da aktuell alle Vertreter der Event-Branche Auftragseinbußen hinnehmen müssen, sind deutlich mehr Organisationen gewillt, die verbleibenden Veranstaltungen zu unterstützen. Erst recht, wenn die Konsequenz ist, dass die Veranstaltung und damit der Auftrag mangels Teilnahme andernfalls abgesagt wird. Daher nutzen Sie die Gelegenheit und fordern Sie Dienstleister, Sponsoren, Aussteller, etc. auf, selbst für die Veranstaltung zu werben, über Risiken zu informieren und Engagement im Markt zu zeigen. Dies ist generell einer der wichtigsten Hebel im Teilnehmer-Marketing, auch außerhalb der Corona-Krise.
Event-Absage wegen Corona: Welche rechtlichen Grundlagen gibt es?
Was ist das richtige Verhalten bei einer Veranstaltungsabsage? Was sind rechtliche Implikationen? Wann sprechen wir von höherer Gewalt?
- Tipps für Veranstalter und Auftragnehmer im Zusammenhang mit Absagen bzgl. des Corona-Virus (VDVO Verband der Veranstaltungsorganisatoren e.V.)
- Gilt höhere Gewalt als Absagegrund und was ist mit Schadenersatzforderungen (VDVO Verband der Veranstaltungsorganisatoren e.V.)
- VDVO Verbandsjurist Thomas Waetke bietet ein Beratungspaket zu den Rechtsfolgen aus Absagen und Verschiebungen aufgrund des Coronavirus an (Eventrecht Expertise)
Kann ich öffentliche Unterstützung bekommen?
- Instrumente für kurzfristige Liquiditätshilfen (Bundesministerium für Wirtschaft und Energie BMWi)
- Handlungshilfen für die Beantragung von Kurzarbeitergeld (FAMAB Kommunikationsverband e.V.)
- Arbeitsrechtliche Auswirkungen (Bundesministerium für Arbeit und Soziales BMAS)
Weitere aktuelle Informationen, Berichte und Reportagen zum Corona-Virus
- Podcast von Prof. Christian Drosten (Prof. Drosten ist Leiter der Virologie in der Berliner Charité. Er informiert besonnen über das neue Virus und den Umgang damit.)
- COVID-19/CORONA Schadensreport der deutschen Messebaubranche (R.I.F.E.L. e.V)
- Ergebnisse der VDVO Umfrage zur Verbreitung des Coronavirus und deren Auswirkung auf die MICE Branche (VDVO Verband der Veranstaltungsorganisatoren e.V.)
Fazit: Corona-Virus & Events
Das wichtigste ist aktuell, den Sachverhalt konsequent ernst zu nehmen aber dabei nicht in Hysterie zu verfallen.
Beachtet man die aktuellen Informationen aus den Links oben ist man bestens informiert und kann faktenbasierte, durchdachte Entscheidungen treffen.
