Digitale Messe: Plattform für Besucher, Aussteller und Sponsoren

Der aktuelle Trend bei großen Veranstaltungen, wie z.B. Messen zeigt, dass immer mehr kleine Events und digitale Angebote ergänzend zum Hauptevent angeboten werden. Die zusätzlichen “Side Events” finden ganzjährig sowohl live an unterschiedlichen Orten als auch virtuell statt. Beispielsweise erhöht eine ergänzende digitale Messe die Präsenz und bietet den interessierten Besuchern termin- und ortsunabhängig weitere Informationen und Angebote. Dadurch kann die gewünschte Event-Community aufgebaut, gelenkt und flexibel bespielt werden.

Die zahlreichen Vorteile einer digitalen Messe mit doo nutzen aktuell auch die “BOE connect” sowie die Messe “Jagd und Hund“. Welche technischen Lösungen verwenden sie? Wie profitieren sowohl Veranstalter, Aussteller, Sponsoren als auch Teilnehmer?

Definition: Was ist eine digitale Messe?

Die digitale Messe verbindet – wie auch die Messe vor Ort – interessierte Besucher mit passenden Ausstellern. Sie behandelt ein gewisses Thema bzw. richtet sich an eine bestimmte Branche oder Zielgruppe mit Fokus auf den B2B- oder B2C-Bereich. Neben persönlichen Verkaufsgesprächen werden häufig zusätzliche Informationen, z.B. in Form von Vorträgen oder Diskussionen angeboten. Die digitale Messe findet im Vergleich zur Live-Messe rein virtuell statt. Hierfür werden beispielsweise digitale Messe-Plattformen, Video-Streaming-Dienste und Tools für persönliche Video-Calls eingesetzt. Voraussetzung für die digitale Messe ist damit lediglich ein Internetzugang.

Bei einer hybriden Messe finden die live und digitale Messe parallel statt. Hier gibt es dann sowohl einen Stand vor Ort als auch online. Außerdem können z.B. Vorträge auf Bühnen gefilmt und live übertragen werden. So erreicht man ein noch breiteres Publikum.

Digitale Messe: Technische Lösungen für Veranstalter

Es gibt zahlreiche Dienstleister, die ihre virtuellen Angebote auf die digitale Messe spezialisiert haben (z.B. meetyoo oder ExpoIP). Hier wird die Live-Messe optisch so realistisch wie möglich nachgebaut und mit klickbaren Inhalten versehen. 

Alternativ bzw. ergänzend bietet doo ebenso eine Möglichkeit für die digitale Messe an – inklusive Plattform für Aussteller und Sponsoren. doo kann dabei die einzige Lösung sein oder wird als dauerhafte Programmerweiterung zum Haupt-Event-Tag eingesetzt, der über die graphisch realitätsnahe Spezialsoftware abgewickelt wird.

Wie genau funktioniert die virtuelle Messe mit doo?

Welche Vorteile bietet die digitale Messe Plattform von doo?

Es gibt zahlreiche Vorteile und Möglichkeiten sowohl für Besucher als auch den Messe-Veranstalter, die Aussteller und Sponsoren.

Die doo Messe Plattform für virtuelle Veranstaltungen ist grundsätzlich aufgebaut wie eine Event-Webseite. Demnach können individuelle Inhalte auf unterschiedlichen Seiten eingesehen werden, z.B.:

• Willkommens-Seite inkl. Video-Gruß
• Registrierung
• Übersicht zu Speakern, Ausstellern oder Sponsoren (inklusive Such- und Filterfunktion)
• Detaillierte Informationen zu Ausstellern und Sponsoren (z.B. Produktbeschreibungen inklusive Shop, Bildergalerie, Videos, Registrierung zu speziellen Aussteller-Events, etc.)
• Live-Video-Übertragung
• Mediathek für Video-Aufzeichnungen on demand

Neben Messe- und Ausstellerinformationen können auch Live-Video-Übertragungen, z.B. von Vorträgen oder Diskussionen, auf einer gesonderten Seite angesehen werden. Hier gibt es die Möglichkeit zur Einbindung eines Live-Chats oder anderer interaktiver Elemente. Diese Video-Aufzeichnungen sind dann im Nachhinein terminlich flexibel in der Mediathek abrufbar. 

2. Digitale Messe Plattform für Veranstalter und Aussteller

Jeder einzelne Aussteller registriert sich vorab über eine einheitliche Buchungsmaske. Hier werden alle Informationen abgefragt und eingereicht, z.B.

• Aussteller-Kategorie
• Unternehmensprofil 
• Logo
• Kontaktdaten
• Webseite
• Produktbilder und -texte
• Videos
• Social Media Profile
• Registrierung zu weiteren eigenen Aussteller-Events

Anschließend wird der Aussteller zur Übersicht (inklusive Such- und Filterfunktion) hinzugefügt. Gleichzeitig entsteht eine entsprechende Unterseite in einheitlichem und vorher vom Messeveranstalter vordefinierten Design. Durch diesen effizienten Prozess sparen Veranstalter und Aussteller erheblich Zeit ein und ein konstanter Außenauftritt in Messe-CI ist gesichert.

Der Messeveranstalter kann den Zugang zur Plattform frei zur Verfügung stellen oder durch ein individuelles Passwort schützen (komplett oder auch nur einzelne Bereiche für VIPs). 

Mithilfe eines persönlichen Zugangslinks kann der Veranstalter zudem ein genaues Messe-Reporting erstellen, welches die speziellen Besucherinteressen und deren Verhalten analysiert: Welche Stände hat der Teilnehmer wie lange besucht? Welche Links wurden angeklickt? Welche Videos und Vorträge wurden angesehen?

Alles aus einer Hand

Einer der wichtigsten Vorteile bei doo ist, dass Sie alle wichtigen Event- und Teilnehmermanagement Module (z.B Registrierung, digitale Messe Plattform, Gästemanagement, E-Mail-Marketing, Event-Webseiten, Reporting, Badging und Einlass) aus einer Hand erhalten. Das bedeutet, dass diese so genannte “All-in-one-Lösung” für die Durchführung unterschiedlicher Event-Arten von unterschiedlicher Komplexität in unterschiedlichen Unternehmensbereichen flexibel eingesetzt werden kann. 

doo Kunden wählen dazu nach intensiver persönlicher Beratung alle passenden Module aus, die tatsächlich benötigt werden. So sparen Event- und Marketingmanager deutlich Zeit, wenn nicht ständig manuell zwischen verschiedenen Tools hin und her gewechselt werden muss. Ebenso lohnt sich der Einsatz von nur einer Software für zahlreiche Funktionen auch finanziell. doo bietet dazu flexible Lizenzmodelle je nach Kundenbedarf an.

Hinzu kommt, dass die einzelnen Module perfekt aufeinander abgestimmt sind und logisch miteinander kommunizieren. Beispielsweise laden Sie eine Person aus dem Kontaktcenter mithilfe des E-Mail Editors zu einem Workshop ein. Der Besucher klickt in der Einladung auf einen Link, der ihn zur digitalen Messe Plattform bringt. Auf dieser Seite ist ein Registrierungs-Widget eingebaut. Dieses erkennt den Gast und befüllt die Registrierungsmaske automatisch mit den Daten aus dem Kontaktcenter. Dies beschleunigt den Anmeldungsprozess deutlich und vermindert die Abbruchquote erheblich. Weiterhin erkennt das System neue bzw. geänderte Daten und speichert diese automatisch im Kontaktcenter. An dieser Stelle können die Daten ebenso automatisiert in weitere externe Systeme (z.B. CRM, ERP, Event-App, etc.) übertragen werden.

Praxisbeispiel: BOE INTERNATIONAL & BOE connect

Die nächste BOE INTERNATIONAL präsentiert sich vom 19. bis 20. Januar 2022 wieder als  der Branchentreffpunkt in Dortmund. Die Macher der internationalen Fachmesse für  Erlebnismarketing bringen zudem ab 09. Juni 2021 die neue Online-Plattform BOE connect an den Start. Hier können sich schon jetzt zahlreiche Aussteller im digitalen  Markenverzeichnis präsentieren und Fachbesuchern, Interessierten und Nutzern neue,  exklusive Produkte aus den Bereichen Event, Catering oder MICE vorstellen.  

Die Registrierung, die neue digitale Plattform sowie das gesamte Teilnehmermanagement werden auch hier wieder mithilfe der doo Software realisiert. 

Die neue Online-Plattform (BOE connect) der BOE INTERNATIONAL erweitert  das bereits etablierte Digital-Format „RoadToBOE“, das zum ursprünglich geplanten Messetermin für  einen gelungenen, digitalen Jahresauftakt im vergangenen Januar sorgte.

Ab 09. Juni bietet die  Plattform Raum für digitales Networking. Die Aussteller können sich schon im Vorfeld der Präsenzmesse im kommenden Jahr ihrer Zielgruppe zeigen – Fachbesucher aus der Eventbranche können sich digital und umfassend über die wichtigsten Trends, Entwicklungen und Produkt-Highlights informieren.  

BOE connect bietet dabei wichtige Features zum Vernetzen und Austauschen. Eine Video-Mediathek unterhält mit bewegenden, aktuellen und spannenden Talk- und Interviewrunden. Ein News-Ticker  stellt die wichtigsten Branchen-News zusammen. Und regelmäßige exklusive Angebote und Features  warten darauf, entdeckt zu werden. 

Besucher der Messe-Webseite boe-messe.de können künftig immer wählen, ob sie sich auf der Messe Webseite rund um die BOE INTERNATIONAL und ihre Highlights informieren möchten oder das  zusätzliche Angebot der neuen BOE connect mit exklusivem Content erkunden möchten. Zahlreiche  Besonderheiten warten auf die Besucher, denn die Plattform BOE connect ist jetzt ein fester Bestandteil des Messe-Angebots. 

Markenverzeichnis – Unternehmen und Produkte in attraktivem Design  

Dank des neuen „Markenverzeichnisses“ erhalten die Aussteller eine eigene digitale Bühne, mit der  sich das Produktportfolio sowie Leistungen exzellent in Szene setzen lassen. Denn an dieser Stelle  werden alle im Portal eingetragenen Unternehmen, Partner und Vereine der Branche gelistet. Besucher  können nach einzelnen Ausstellern recherchieren oder das Angebot nach Kategorien filtern. Mit einem  Klick auf den entsprechenden Button der Marke, gelangen sie direkt auf eine Profilseite mit Informationen zum Unternehmen sowie den angebotenen Highlights und Kontaktinformationen.  Aussteller können darüber hinaus eine Bildergalerie mit attraktiven Produkten und Leistungen als  Inspirationen für das nächste Event bereitstellen oder geben in Image- und Produktvideos weitere  Einblicke.

Social Media und der direkte Draht zu den Ausstellern 

Über die Social Media Icons können die Besucher ihren Lieblingsmarken direkt folgen, um immer auf  dem neuesten Stand zu sein. Und zum Shop und zu weiteren Informationen gelangen die Besucher über einen unverkennbaren Button auf die Seite des Unternehmens. 

Um zukünftig auch Bewertungen und  Erfahrungen direkt in den Profilen einsehen zu können arbeitet die Messe Dortmund an einem weiteren Feature aktuell mit Partnern aus der Branche. Mit dem „Markenverzeichnis“ bekommen Besucher so aus einer Hand eine aussagekräftige Übersicht renommierter Anbieter der Branche und mit den Profilen einen kurzen und knappen Überblick  der wichtigsten Informationen. 

BOE connect mit Newsroom und Mediathek: Immer informiert und gut unterhalten 

Ein weiteres Highlight der digitalen Plattform BOE connect bleibt das abwechslungsreiche  Rahmenprogramm, das bereits zum Jahresbeginn mit der „RoadToBOE“ gestartet ist und regelmäßig  mit unterschiedlichen Experten, Unternehmen und Kennern der Branche in spannenden Talks die ganze  Vielfalt der Event-Industrie thematisiert. Am 09. Juni gibt es zum Thema „Wandel neu gestalten“ eine  exklusive Video-Premiere des Livestream-Angebots der BOE connect. Anschließend sorgen vier  Sessions u.a. mit den BOE-Partnern BVVS, Studieninstitut für Kommunikation, IST-Hochschule, ESG  und IFES für ein abwechslungsreiches Programm. In der „Mediathek“ bleiben im Anschluss alle  Programminhalte abrufbar. 

Die Rubrik „Blog & News“ wiederum bietet tagesaktuelle Nachrichten und Informationen aus der Event-Branche. Darüber hinaus erfahren die Fachbesucher an dieser Stelle alles über die Entwicklungen auf  der und rund um die Messe und bekommen Informationen zu neuen Features sowie Video-Streams  auf der Plattform. Aktuelle und kostenlose Informationen zu den neuesten Video-Highlights, Messe News, Ausstellern und Sonderaktionen bietet die Messe über den BOE-Newsletter und die Messe Kanäle LinkedIn, Instagram und Facebook.