Ende August hat das erste große Live-Event mit mehr als 1000 Teilnehmern pro Tag stattgefunden. Ein Praxis-Bericht über Herausforderungen, erreichte Ziele und Beispiele zur Umsetzung der Hygiene- und Sicherheitsmaßnahmen vor Ort.

“Live-Events sind wieder möglich!” – diese Botschaft kommunizierten FastLane und doo als Teil des Event-Hygiene-Netzwerks bereits Ende Mai 2020. In diesem Zuge entstand auch die neue Event-Hygiene Checkliste, die die Planung und Umsetzung von Live-Events unter COVID-19-Auflagen unterstützt. Die Event-Freigabe durch das zuständige Gesundheitsamt und die Behörden wird so erheblich vereinfacht.

Best Practise Event: 1000 Besucher und 300 Aussteller pro Tag

Werner Schiffer,Geschäftsführer von FastLane, hat ein gemeinsames Kundenprojekt, welches nun so bereits erfolgreich umgesetzt wurde, als Gastautor für uns zusammengefasst. Was war die Ausgangssituation? Welche Herausforderungen gab es? Welche Ziele wurden erreicht? Und vor allem: wie lief das Event vor Ort unter den strengen Sicherheits- und Hygiene-Maßnahmen ab?

Gastbeitrag: Best Practice – Events mit vielen Gästen gehen doch!

Werner Schiffer (Geschäftsführer FastLane GmbH):

Werner Schiffer entwickelt mit seinen Kunden Ideen und Strategien für ein professionelles Guest Management auf Events.

Schon im Jahr 2000 entwickelte er eine RFID-gestützte digitale Teilnehmermanagement-Plattform und führte das erste europaweite Event mit RFID-Technologie durch. Bis heute gilt er als einer der Pioniere in diesem Bereich.

Heute liegt sein Fokus auf der Umsetzung digitaler Live-Eventprozesse, aktuell vor allem unter Berücksichtigung der Vorgaben der Hygiene- und Schutzvorschriften für Live-Events sowie der Realisierung hybrider und virtueller Events.

Wir wollen Ihnen Mut machen. Stecken Sie den Kopf nicht in den Sand. Events mit vielen Gästen funktionieren – auch in Pandemiezeiten!

Wie, das zeigen wir Ihnen mit unserem bemerkenswerten Best Practice. Vorhang auf für die Gallery FASHION & SHOES auf dem Areal Böhler in Düsseldorf.

Die IGEDO Company ist ein weltweit führender Messeveranstalter im Fashion Sektor.

Die erfolgreichen Modemessen „IGEDO Fashion Fairs“ oder die „Collections Premieren Düsseldorf“ (CPD) zählen weltweit zu den größten und bedeutendsten ihrer Art. Gleichzeitig sind diese Messen wichtige Ordermessen.

Events mit vielen Gästen funktionieren doch!

Im Mai kam der Anruf von Frau Kähler von der IGEDO. Mit Herzklopfen berichtete Frau Kähler von ihrem Plan, die Gallery FASHION & SHOES vom 28.08 bis 01.09.2020 live stattfinden zu lassen.

Ehrlich gesagt: wir waren sofort überzeugt! Eine Kundin zeigt Mut und Vision, in einer für die Eventbranche herausfordernden Zeit. Das wollten wir mit unserem ganzen Know How unterstützen.

Im Juni begann die enge und konstruktive Zusammenarbeit zwischen der IGEDO und uns. Aus unserer Sicht ein idealer Zeitpunkt. Solche, derzeit „mutigen Vorhaben“ brauchen einfach Zeit.

Ein perfektes Veranstaltungskonzept in Pandemiezeiten muss sehr gut überlegt und mit den Behörden abgestimmt werden. Die Ordermesse Gallery FASHION & SHOES sollte schließlich die erste große Präsenzveranstaltung in Deutschland werden und damit ein deutliches Zeichen für die ganze Branche setzen.

Von der detaillierten Konzeption zum Live Erfolg

Das Areal Böhler hatte bereits mit der Ausarbeitung eines detaillierten Hygiene- und Schutzkonzepts der Location begonnen. So konnten wir frühzeitig unser digitales Schutzkonzept auf die individuellen Anforderungen unserer Partner abstimmen.

Die IGEDO folgte unseren Beratungen im gesamten Prozess. Hier skizzierten wir an was Sie alles bei den Planungen denken sollte und wie Sie im Dschungel von unkonkreten Vorgaben und widersprüchlichen Ratschlägen ihre Veranstaltungsidee umsetzen könnten.

Dies soll auch Ihnen Mut machen. Events mit vielen Gästen funktionieren. Es kommt auf die detaillierte Planung und Vorbereitung an!

Gästelogistik in Pandemiezeiten

Es war nicht nur wichtig unsere digitalen Services vor Ort auf die Wegeführung, Kennzeichnung sowie die jeweiligen Ein- und Ausgänge abzustimmen.

Für einen vollständig digitalen und sicheren Prozess beinhaltete unsere Beratung auch alle Maßnahmen zur Gästelogistik vor dem Event. Online-Registrierung und E-Mail-Kommunikation sind für eine kontaktlose besucherfreundliche und dennoch sichere Durchführung der Veranstaltung in Pandemiezeiten ein wichtiger Bestandteil.

Entsprechend wurden auch die individuellen Anforderungen an die Online-Registrierung in unser digitales Schutzkonzept integriert.

Online-Registrierung

Die Online-Registrierung wurde von unserem Partner doo GmbH mit den entsprechenden Vorgaben realisiert. Dies vor allem zur Unterstützung eines durchgängig digitalen Services von der E-Mail Einladung bis zum letzten Check-Out vor Ort. Dazu gehörten z.B.:

  • E-Mail-Einladung und Registrierungs-Plattform für alle Personengruppen inkl. Location, Security, Staff, etc. mit der Abfrage von für eine Covid-19 konforme Anwesenheitsdokumentation erforderlichen Daten
  • Buchungspflicht für bestimmte Besuchstage
  • Kontingentüberprüfung für Buchungen
  • Versand eines personalisierten QR-Code-Tickets und Wallets
  • Live-Übertragung der Registrierungsdaten an den Server der FastLane auch noch während der Veranstaltung

Onsite mit kontaktlosem Check-In

Mit den unterschiedlichen Tools des digitalen Schutzkonzepts konnten wir dann vor Ort einen kontaktlosten Check-In mit einer eindeutigen, personalisierten Anwesenheitsdokumentation über die verschiedenen Veranstaltungsbereiche erstellen. Gleichzeitig wurden alle Bereiche live auf die zulässige maximale Personenzahl hin mit mobilen Scannern überwacht.

Die Verantwortlichen (Projektmanagement, Security, Location) erhielten zu jeder Zeit über unser Live-Dashboard alle Informationen zu den Personenzahlen ohne Verzögerung auf Ihren Rechner oder Ihr Smartphone – selbst zu einzelnen Personengruppen in den jeweiligen Bereichen.

Die Besucher/ Aussteller wurden an den Eingängen über unsere Monitor-Anzeigen ebenfalls live zur Auslastung des jeweiligen Raumes informiert.

Hier Ihre Vorteile im Schnellüberblick:

Schneller kontaktloser Check-In und – Out:

Mit unseren schnellen Handscannern konnten wir einen Einlass an den Eingängen ohne Warteschlangen sicherstellen. Unsere Scanner erfassen schon auf eine größere Distanz den QR-Code, sodass die Besucher beim Ein- und Auslass-Scan an den jeweiligen Check-Punkten nicht stehen bleiben mussten.

Wegeführung durch eindeutige Ein- und Ausgänge

Um die direkten Begegnungen vor allem an den Zugängen der Bereiche zu vermeiden, wurden für alle Bereiche getrennte Ein- und Ausgänge definiert. Diese wurden in unser digitales Schutzkonzept einbezogen und für die Live-Datenerfassung eingeplant.

Live-Kontingentüberwachung für alle Bereiche

Durch die Live-Vernetzung aller Komponenten des digitalen Schutzkonzepts konnten wir, unabhängig von der Anzahl der Scanner an den Ein- und Ausgängen, zu jedem Zeitpunkt den aktuellen Stand der Personenzahl ermitteln und so die vorgegebenen Maximalzahlen für jeden Bereichen kontinuierlich überwachen.

Das Security-Personal / die Hostessen wurden hierüber live direkt auf der Anzeige des Scanners informiert. Hier konnten die jeweiligen Anzahlen der anwesenden Personen eines Bereiches abgelesen werden, sodass im Falle der Erreichung des vorgegebenen Kontingents der Einlass kurzzeitig gestoppt werden konnte bis weitere Personen den Bereich wieder verlassen hatten.

Live-Anzeigemonitor zur Information für Besucher

Besucher wurden ebenfalls live über die Auslastung der Bereiche mit großen Anzeigemonitoren informiert. Hier wurde die prozentuale Auslastung jeweils mit der der Situation entsprechend hinterlegten Farbe (grün, gelb und rot) angezeigt.  

Live Dashboard mit allen Detail-Daten für das Veranstaltungsmanagement und die Security

Unser Live-Dashboard steht als Webanwendung mit einem entsprechend sicheren Zugriff für die Entscheidungsträger einer Veranstaltung zur Verfügung. Somit konnten sich alle relevanten Personen – Security, Projektmanagement und Location ständig über den aktuellen Stand der einzelnen Bereiche detailliert Informieren. Über das Dashboard wurden alle Informationen über den aktuellen Stand der Anwesenheitszahlen je Bereich, inkl. der jeweiligen Zahlen zu den verschiedenen Personengruppen verfügbar gemacht.

Erstellung einer Dokumentation mit den exakten Check-Ins und -Outs aller Bereiche

Selbstverständlich wurde mit unserem digitalen Schutzkonzept auch automatisch eine Covid-19 konforme Anwesenheitsdokumentation erstellt. Im Falle der behördlichen Kontrolle kann die Veranstalterin hierüber konkrete Auskünfte über die Anwesenheit einzelner Personen liefern. Selbstverständlich ist die Anwesenheitsdokumentation ausschließlich nach den lokalen Verordnungen sowie der DSGVO erstellt worden. Die Löschung dieser Anwesenheitsliste erfolgt 4 Wochen nach der Veranstaltung.

Sie sehen also: Events mit vielen Teinehmern funktionieren!

Die Gallery FASHION & SHOES war ein voller Erfolg. Pro Tag waren 1.000 Gäste und 300 internationale Aussteller vor Ort.

Fazit: Live-Events während COVID-19

Wir freuen uns, dass die Veranstaltung so ein Erfolg war und sich die Mühe bei der Organisation vorab gelohnt hat.

Das Projekt zeigt, dass mutige Vorreiter wie Igedo die Zukunft der Branche aktiv mit gestalten und als großes mutmachendes Vorbild fungieren.

Haben auch Sie eine Event-Idee und den Mut, diese live vor Ort umzusetzen? Sprechen Sie uns an – wir beraten Sie gerne!