doo Home-Office Regelungen und Strategie

Die unten stehenden Home-Office Regelungen wurden speziell für die doo GmbH erstellt. Gerne bieten wir Ihnen diese als Vorlage an, die sie auf Ihr Unternehmen sowie Ihre persönlichen Vorgaben anpassen können.

Außerdem finden Sie am Ende des Artikels nützliche Anwendungsfälle, die sich speziell auf die Corona-Krise beziehen.

Tipp: Die doo Home-Office Policy gibt es auch als Word-Vorlage zum Download.

Übergeordnet

Während der Corona-Krise ist es entscheidend, die Übertragungsgeschwindigkeit des Virus zu verringern, um das Gesundheitssystem zu entlasten. Auch wenn bei den allermeisten die Erkrankung glimpflich verläuft, ist eine langsamere Ausbreitung entscheidend, siehe Darstellung (“Flatten the Curve”). Diesem Ziel fallen letztlich auch alle Großveranstaltungen und Business-Travel zum Opfer.

Kundenperspektive

Um unseren Kunden und Partnern gegenüber ein konstantes Service Level auch während der Viruskrise zu gewährleisten, haben wir die nachfolgenden Grundsätze für den längerfristigen Home-Office Betrieb entwickelt.

Firmenperspektive

Home-Office verringert die Wahrscheinlichkeit für mögliche Infektionen und somit großflächigen Arbeitsausfall während der Pandemie. Durch einen reibungslosen Ablauf trotz einer parallellaufenden Pandemie, können wir unserer innovativen Vorreiterrolle in der Industrie gerecht werden. Das ist ein hehrer Anspruch, den wir nur gemeinsam als Team erreichen können.

Arbeitgeber und Arbeitnehmer können jederzeit eine Home-Office Regelung für den konkreten Fall vereinbaren. Auch dann, wenn dies zuvor im Arbeitsvertrag nicht festgelegt wurde.

Jedoch kann der Arbeitgeber ohne vorherige Zustimmung den Arbeitnehmer nicht einfach in das Home-Office schicken. Die vorliegende Home-Office Policy ist ein Angebot, wenn ein Mitarbeiter im Home-Office arbeitet, gelten die Regelungen dieser Home-Office Policy. Die Regelungen der Home-Office Policy zu Arbeitssicherheit, Informationssicherheit und Datenschutz sind unbedingt zu beachten.

Nein. Vertraglich ist niemand gebunden, unbedingt von zu Hause aus zu arbeiten. Jeder kann nach wie vor zum Arbeiten in das Büro gehen, sofern das Gebäude nicht geschlossen wird. Sofern jemand unbedingt im Büro arbeiten möchte, sind die typischen Verhaltensregeln während einer Pandemie zu beachten.

Tipp: Lesen Sie dazu auch unseren Artikel “Richtiges Verhalten während der Corona-Krise“.

Start

Unsere Vereinbarung sieht so aus, dass die Personalabteilung oder das Management bis spätestens um 20.00 Uhr am Abend vor dem Start der Home-Office Regelung eine E-Mail an alle Mitarbeiter verschickt. 

Widerspruch

Wenn ein Mitarbeiter nicht mit der Home-Office Regelung einverstanden ist und aus welchen Gründen auch immer aus dem Büro arbeiten möchte, sollte eine kurze Rückmeldung per E-Mail erfolgen. Der Mitarbeiter kann dann wie gewohnt aus dem Büro arbeiten. Laut Vermieter soll der Zutritt zum Büro über die Zutrittskarte permanent zur Verfügung stehen. Dies kann sich jedoch im Ernstfall eines ‘Lockdowns’, wie wir ihn gerade in Italien erleben, ändern.

Beendigung

Die Ankündigung über die Beendigung der Home-Office Regel läuft analog: Bis 20.00 Uhr eines Tages senden wir eine E-Mail mit der Info, dass am nächsten Tag wieder normal aus dem Büro gearbeitet wird.

Rechner & Adapter: Da von jetzt ab jederzeit die Home-Office Regel in Kraft treten kann, ist es ratsam, den Firmen-Laptop und entsprechende Ausrüstung abends immer mit nach Hause zu nehmen. Dazu sind die Regelungen der IT-Nutzung in der Home-Office Policy unten zu beachten.

Monitor: Wer seinen Firmen-Monitor von zu Hause aus verwenden will, kann diesen einfach mitnehmen. Hierzu sollte man auch auf die entsprechenden Anschlüsse achten. 

Check-In / Check-Out

Home-Office ist kein ‘Arbeiten-Light’. Daher wird innerhalb jeder Abteilung zu Beginn und zu Ende eines Arbeitstages ein kurzer Check-In/-Out an die jeweilige Führungskraft via Slack verschickt.

Meetings & Workshops

Meetings & Workshops finden wie gewohnt statt. Wir verwenden hierzu unseren üblichen Kommunikations- und Kollaborations-Applikationen.

Slack: Hier unbedingt während der gesamten Arbeitszeit erreichbar sein (außerhalb von Pausen). Slack lässt sich auch zur Video-Telefonie verwenden.

Zoom: Alle Meetings und Workshops laufen im Home-Office über Zoom. Sofern jemand eine Premium Lizenz benötigt, um z.B. mit mehr als einer Person länger als 45min oder mit Screensharing arbeiten zu können, bitte bei der Führungskraft melden.

Alle Kontaktdaten der Kollegen und von aktuell tätigen Freiberuflern sind zentral hier hinterlegt [hier Link einfügen]. Bitte die angegebenen Kontaktdaten aktuell halten.

Ja! Jeder Mitarbeiter muss entweder vorab oder zu Beginn der Home-Office Zeit eine entsprechende Rufnummer-Weiterleitung einrichten. Die Anleitung zur Rufnummerweiterleitung findet sich hier (Link einfügen) und kann auch von zu Hause aus eingestellt werden.

Wenn ein Firmenhandy verfügbar ist, stellt die Rufnummerumleitung bitte darauf ein. Falls keines verfügbar ist, bitte in Absprache auf Führungskraft oder Kollegen weiterleiten.

Während der Corona-Krise wird das Recruiting, sofern möglich, ganz normal weiterlaufen. Bewerbertage und Interviews werden vollständig auf Zoom umgestellt. Die Personalabteilung steuert den Ablauf von Bewerbertagen via Zoom.

Diese Vorlage für eine Home Office Policy wird zur Verfügung gestellt von: dp.institute Data Protection Consulting GmbH (www.dp.institute)

Die dp.institute GmbH berät Unternehmen in allen Aspekten des Datenschutzes und unsere Rechtsanwälte und IT Security-Experten stehen Ihnen als erfahrene externe Datenschutzbeauftragte zur Seite.

Diese Vorlage für eine Home Office Policy dient dazu, mit Ihren Mitarbeitern eine Vereinbarung über das Arbeiten im Home Office abzuschließen und dabei insbesondere die hinsichtlich Datenschutz und Informationssicherheit erforderlichen Regelungen zu treffen.

Diese Vorlage ist allgemeiner Art und muss für den Einzelfall angepasst werden. Sie wurde mit großer Sorgfalt erstellt, dennoch kann keine Haftung für die Richtigkeit und Vollständigkeit übernommen werden. Die Vorlage stellt zudem auch keine Rechtsberatung im Einzelfall dar.

Bei Rückfragen zu dieser Home Office Policy wenden Sie sich bitte an:

Christian Schmoll

Rechtsanwalt und Fachanwalt IT-Recht
CIPP/E, CIPM, FIP, Datenschutzbeauftragter (TÜV)
Tel. +49 89 4622 7322
schmoll@dp.institute
www.dp.institute

Diese Policy gilt für das Arbeiten im Home-Office, wenn der Arbeitgeber der Arbeitnehmerin bzw. dem Arbeitnehmer das Arbeiten im Home-Office anbietet und die Arbeitnehmerin bzw. der Arbeitnehmer davon Gebrauch macht. Ist dies der Fall, besteht eine Vereinbarung über das Arbeiten im Home-Office und diese Policy ist wesentlicher Bestandteil dieser Vereinbarung und ist von der Arbeitnehmerin bzw. dem Arbeitnehmer einzuhalten. Es erfolgt keine einseitige Anordnung des Arbeitens im Home-Office durch den Arbeitgeber.

Das Angebot, im Home-Office zu arbeiten und die entsprechende Vereinbarung über das Arbeiten im Home-Office kann vom Arbeitgeber jederzeit ohne Angabe von Gründen beendet werden.

Diese Policy gilt auch für freie Mitarbeiter/-innen und sonstige Beschäftigte, denen der Arbeitgeber das Arbeiten im Home-Office anbietet.

Arbeitnehmerinnen, Arbeitnehmer, freie Mitarbeiter/-innen und sonstige Beschäftigte werden nachfolgend einheitlich als „Mitarbeiter“ bezeichnet. Es wird dabei aus Gründen der besseren Lesbarkeit das generische Maskulinum verwendet. Weibliche und anderweitige Geschlechteridentitäten sind dabei ausdrücklich mitgemeint.

Diese Policy ergänzt die sonstigen betrieblichen Policies, zum Beispiel zur Informationssicherheit, zum Datenschutz und zur Arbeitssicherheit.

Es wird in diesem Zusammenhang auch auf die Verpflichtung zu Vertraulichkeit und Datenschutz hingewiesen, die ebenfalls unverändert weiter besteht.

Die Regelungen zur Arbeitszeit gelten im Home-Office genauso wie im Büro. Hinsichtlich der Dauer der Arbeitszeit und der Pausen gelten die gesetzlichen Regelungen und die Vereinbarungen aus dem Arbeitsvertrag. Auch die Regelungen zu Urlaub und Krankheit gelten unverändert fort.

Während der vorgesehenen Arbeitszeiten muss der Mitarbeiter seine Erreichbarkeit für Kollegen, Kunden etc. sicherstellen. Außerhalb der vorgesehenen Arbeitszeiten muss der Mitarbeiter jedoch nicht erreichbar sein.

Eine Pflicht zur Zeiterfassung gilt gegebenenfalls vollumfänglich auch im Home-Office.

Der Home-Office-Arbeitsplatz muss in einem Raum eingerichtet werden, der für den dauernden Aufenthalt zugelassen und vorgesehen sowie unter Berücksichtigung der gesetzlichen Anforderungen für das Arbeiten im Home-Office geeignet ist. Der Mitarbeiter stellt sicher, dass die Regelungen des Arbeitsschutzgesetzes (ArbSchG) eingehalten werden.

Es ist sicherzustellen, dass unbefugte Dritte im Home-Office keine betrieblichen Informationen und Unterlagen einsehen können.

Der Arbeitsplatz sollte dafür möglichst in einem separaten Raum eingerichtet werden, der in Abwesenheit des Mitarbeiters abgesperrt wird. Ist dies nicht möglich, so ist dafür Sorge zu tragen, dass Dritte weder den Bildschirm noch betriebliche Unterlagen einsehen können.

Im Home-Office gilt eine unbedingte „Clean Desk Policy“, d.h. alle betrieblichen Informationen und Unterlagen sind immer wegzusperren, wenn der Mitarbeiter den Arbeitsplatz verlässt.

Es ist zudem sicherzustellen, dass betriebliche Telefonate und Telefon- oder Videokonferenzen von Dritten, auch von Familienangehörigen, nicht wahrgenommen werden können. Auch ein „Mithören“ durch Smart Speaker (Siri, Alexa & Co.) ist zu verhindern.

Der Mitarbeiter sollte für seine dienstliche Rufnummer eine Weiterleitung auf sein dienstliches Mobiltelefon (sofern vorhanden) einrichten, um auch im Home-Office für Kolleginnen und Kollegen und Kundinnen und Kunden wie üblich erreichbar zu sein.

Betriebliche Dokumente, die personenbezogene Daten und/oder vertrauliche Informationen enthalten, dürfen auf privaten Druckern im Home-Office nicht ausgedruckt werden.

Betriebliche Informationen in Papierform müssen nicht wiederherstellbar vernichtet werden, wenn sie nicht mehr benötigt werden (und sofern sie nicht einer gesetzlichen Aufbewahrungsfrist unterliegen).

Arbeitsunfälle im Home-Office fallen unter den gesetzlichen Unfallschutz.

Auch im Home-Office darf ausschließlich die vom Arbeitgeber zur Verfügung gestellte oder vom Arbeitgeber genehmigte private IT-Ausstattung (Hard- und Software) genutzt werden.

Betriebliche Informationen, insbesondere personenbezogene Daten, dürfen grundsätzlich nur innerhalb der zentralen IT-Infrastruktur des Arbeitgebers, also auf den Servern des Arbeitgebers, gespeichert werden. 

Sofern ein Fernzugriff für den Mitarbeiter nicht möglich ist, können betriebliche Informationen vorübergehend auch auf der vom Arbeitgeber zur Verfügung gestellten oder vom Arbeitgeber genehmigten privaten IT-Ausstattung gespeichert werden. Der Mitarbeiter hat in diesem Fall dafür zu sorgen, dass die betrieblichen Informationen unverzüglich in die zentrale IT-Infrastruktur des Arbeitgebers übertragen und lokal gelöscht werden, sobald dies wieder möglich ist, im Regelfall nach Beendigung des Arbeitens im Home-Office.

Eine lokale Speicherung hat verschlüsselt zu erfolgen, es ist insbesondere sicherzustellen, dass die Festplattenverschlüsselung des Laptops aktiviert ist. 

Eine Speicherung betrieblicher Informationen in privaten Accounts bei Cloud-Diensten wie Dropbox etc. ist unzulässig. Bei genehmigter Nutzung privater Hardware ist sicherzustellen, dass keine Synchronisierung der betrieblichen Informationen mit solchen Cloud-Diensten erfolgt.

Internet-Anschlüsse im Home-Office sind durch geeignete Einstellungen und/oder Firewalls zu schützen.

Betrieblich genutzte IT-Ausstattung, insbesondere Laptops, darf nicht in lokalen Netzwerken mit Hardware von Familienmitgliedern oder Besuchern verbunden sein (zum Beispiel über Network Attached Storage (NAS) oder ähnliches).

Wie im Büro ist auch im Home-Office beim Verlassen des Arbeitsplatzes der Bildschirm immer zu sperren. Eine Entsperrung darf nur mit einem Passwort möglich sein. Das Passwort darf nicht weitergegeben werden.

Zögern Sie bitte nicht, sich bei Fragen an die IT-Abteilung zu wenden.

Auch im Home-Office ist sicherzustellen, dass Dritte, insbesondere auch Familienangehörige, keinen Zugriff auf personenbezogene Daten erhalten, die der Mitarbeiter im Rahmen seiner Tätigkeit verarbeitet.

Wenn der Schutz personenbezogener Daten im Home-Office verletzt wurde oder wenn der Verdacht einer solchen Verletzung besteht, muss der Arbeitnehmer dies, wie auch sonst immer, sofort dem Vorgesetzten und dem Datenschutzbeauftragten melden. Der Arbeitgeber ist verpflichtet, einen solche Verletzung innerhalb von 72 Stunden an die Datenschutzaufsichtsbehörde zu melden.

Eine solche Verletzung des Schutzes personenbezogener Daten liegt beispielsweise vor, wenn unbefugte Dritte personenbezogene Daten einsehen konnten. Unbefugte Dritte können hier insbesondere auch Familienangehörige sein.

Bei Fragen zum Datenschutz wenden Sie sich bitte an den betrieblichen Datenschutzbeauftragten.

Der Arbeitgeber ist berechtigt, die Einhaltung dieser Policy zu kontrollieren.

Dazu kann er auch den Home-Office-Arbeitsplatz des Mitarbeiters inspizieren. Der Mitarbeiter hat dem Arbeitgeber für die Durchführung solcher Inspektionen während seiner Arbeitszeiten Zutritt zu seinem Home-Office-Arbeitsplatz zu gewähren, wenn die Durchführung einer Inspektion eine gesetzliche Verpflichtung des Arbeitgebers darstellt oder in seinem überwiegenden berechtigten Interesse liegt. Eine solche Inspektion wird regelmäßig vorab angekündigt und mit dem Mitarbeiter abgestimmt (es sei denn der Arbeitgeber muss bei Gefahr in Verzug unmittelbar tätig werden).

Ein Verstoß gegen diese Policy kann als arbeitsvertragliche Pflichtverletzung sanktioniert werden. Bei freien Mitarbeitern und sonstigen Beschäftigten kann ein Verstoß gegen diese Policy zur Kündigung des Vertrages führen. Auch Schadenersatzansprüche können sich aus schuldhaften Verstößen gegen diese Policy ergeben.

Eine unzulässige Verarbeitung von personenbezogenen Daten kann zudem eine Straftat oder Ordnungswidrigkeit darstellen. Eine Verletzung von Geschäftsgeheimnissen kann zudem nach den entsprechenden Gesetzen zum Schutz von Geschäftsgeheimnissen strafbar sein.

Wenn ein Mitarbeiter arbeitsunfähig erkrankt ist, kommt auch keine Arbeit im Home-Office in Betracht. Solange ein Mitarbeiter allerdings nur zum Schutz vor Ansteckung zu Hause und nicht im Krankenhaus isoliert wird ohne erkrankt zu sein, muss der Mitarbeiter von zu Hause aus arbeiten.

Bei Arbeitsunfällen während der Arbeitszeit tritt die gesetzliche Unfallversicherung ein, da im Vorfeld vereinbart wurde, dass ein Mitarbeiter von Zuhause aus arbeitet.

In der Zeit, in der wir die Vereinbarung getroffen haben, natürlich. Hierbei ist darauf zu achten, dass die Arbeitszeit nicht wesentlich leidet. Sollte es durch die zusätzliche Betreuung zu Engpässen kommen, bitte mit der jeweiligen Führungskraft ansprechen und organisieren.

Außerhalb dieser Zeit gilt: Bleiben Kitas, Kindergärten und Schulen wegen Infektionsgefahr geschlossen und entfällt dadurch die Betreuung für die Kinder, dürfen Mitarbeiter von Zuhause aus arbeiten und/oder sich um eine anderweitige Betreuungsmöglichkeit kümmern.