Wo, wie und wann erhält man möglichst nützliches Feedback, um Events zu optimieren und zu professionalisieren?

Zahlreiche Unternehmen handeln in der Regel nach dem Minimal- oder Maximalprinzip: die gesteckten Ziele mit minimalem Aufwand erreichen oder aus dem verfügbaren bzw. geplanten Budget das Maximale herausholen. Dies gilt auch in der Budgetplanung von Marketing und Events. Damit das Budget optimal eingesetzt werden kann ist eine laufende Performance-Optimierung notwendig.

Die zentrale Frage bei Veranstaltungen heißt: „Wo besteht aktuell Verbesserungspotential?“

Die Antwort findet man z.B. intern heraus, indem man den Event-ROI berechnet.

Für eine 360°-Betrachtung des Events ist aber das Feedback von Partnern und vor allem von den Event-Teilnehmern entscheidend. Speziell bei wiederkehrenden Veranstaltungen hilft eine permanente und durchdachte Feedback-Abfrage bei der Evaluation und stetigen Verbesserung des Events.

Nur dadurch bleibt ein Event anhaltend erfolgreich und gut besucht.

Feedback: Tipps für die Optimierung von Veranstaltungen

Feedback dient dazu, zu wissen, was die Befragten wirklich denken, und es nicht zu ahnen. Wer Feedback einholt, stellt sich den Rückmeldungen. Diese können sowohl positiv als auch negativ ausfallen. Hierbei gilt stets, dass negatives Feedback besser ist als gar keines. Denn zum einen kann man retrospektiv nichts mehr ändern und zum anderen erhält man wertvolle Informationen, wie man künftig besser agiert.

Wo und wie man effizientes Feedback einholt

Feedback sollte stets von derjenigen Person eingeholt werden, die wissen möchte, wie eine von ihr initiierte Aktion bewertet wird. Die Mittel und Wege sind sehr unterschiedlich und kommen auf die jeweilige Ausgangssituation an.

Sollen nur einige wenige Leute befragt werden und sind diese persönlich bekannt, kann man schlicht zum Telefonhörer greifen. Dies vermittelt zugleich Wertschätzung und zeigt, dass man die Anliegen seiner Kunden ernst nimmt. Außerdem erhält man beim persönlichen Gespräch häufig weitaus detaillierteres Feedback. Bei größeren Events ist dieser Weg aufgrund der deutlich höheren Zahl der Befragten kaum möglich.

Es bietet sich daher an, die Befragung mithilfe einer Software digital durchzuführen. Man spart deutlich Zeit und kann verschiedene Auswertungen und Grafiken automatisch erstellen.

Wichtig bei der Erhebung der Daten ist, die zuverlässige und zentrale Speicherung der Informationen. Das ist die Grundlage für eine spätere Auswertung, sowohl quantitativ als auch qualitativ. Je gezielter und detaillierter die Fragen sind, desto besser und genauer fallen die abgeleiteten Handlungsempfehlungen für die Zukunft aus.

Tipp: Wo immer es geht, führen Sie Befragungen persönlich durch, um Wertschätzung zu vermitteln und hochwertiges Feedback zu erhalten. Dies ist bei einem kleinen Teilnehmerkreis (Mitarbeiter- oder Firmenevent) möglich. Setzen Sie bei einer großen Basis hingegen auf eine adäquate Software. 

Events evaluieren: Woher kommen die Informationen?

Für die Evaluation eines Events ist es ideal, den Kreis der Befragten zu segmentieren. In erster Linie ist das Feedback der VIP-Teilnehmer von Interesse, denn sie sind die Hauptzielgruppe.

Tipp: Lesen Sie im folgenden Artikel, wie Sie Ihre “VIP-Kontakte identifizieren”.

Darüber hinaus sollte auch die Einschätzung von weiteren Teilnehmern, Sponsoren, Ausstellern oder Partnern/Lieferanten abgefragt werden. Diese Zielgruppe ist aus wirtschaftlicher Sicht besonders wichtig, denn von deren Zufriedenheit hängt das weitere Engagement und somit die Finanzierung von Folgeveranstaltungen ab.

Nicht zu unterschätzen ist auch der Personenkreis der Mitarbeiter. Wie bewerten die Kollegen die Planung oder den Ablauf des Events vor Ort? Welche Optimierungsmöglichkeiten gibt es bei der Organisation? Gab es möglicherweise schon persönliche Gespräche mit Teilnehmern vor Ort, die Feedback gegeben haben?

Zudem hilft auch die persönliche Wahrnehmung des Organisations-Teams, um die Planung beim nächsten Event effektiver zu gestalten.

Welche Fragen für die einzelnen Gruppen relevant sind und wie man sie anschließend analysiert und mit den Erkenntnissen umgeht, lesen Sie im Blogartikel „Feedback: mit den richtigen Fragen zum Event-Erfolg”. Mit diesen Fragen lassen sich Feedback Formulare einfach erstellen.

Praxis-Tipps: Wie erhalte ich nützliches Feedback?

Wenn man eine Befragung vornimmt, sollte man ein paar Dinge im Vorfeld beachten. Denn nur mit zielgerichtetem Feedback ist man in der Lage, Optimierungen herbeizuführen.

Kritisch ist in erster Linie der Zeitpunkt der Befragung. Diese sollte zeitnah erfolgen, solange die Eindrücke noch frisch sind und der Befragte sich erinnern kann. Im Rahmen eines Events zeugt eine schnelle Befragung zudem von Professionalität und Wertschätzung und rundet die Veranstaltung ab.

Zudem ist es wichtig, die richtigen Fragen zu stellen, um die passenden Antworten zu bekommen. Daher sollte man sich überlegen, was genau man erfahren möchte. Praktisch ist es hierbei, „vom Ende zu denken“. Möchte man beispielsweise erfahren, ob ein Teilnehmer zum nächsten Event kommt, lohnt sich ein Blick in die Voraussetzungen. Kriterien für ein erneutes Erscheinen können sein:

  • Interesse (-> Frage nach Inhalten)
  • Budget (-> Frage nach Preisstruktur)
  • Verfügbarkeit (-> Frage nach Terminierung)
  • Organisation (-> Fragen zur Anreise und Unterkunft)

Eine fundierte Meinung einzuholen, bedeutet für den Befragten immer einen gewissen Zeitaufwand. Um diesen zu minimieren und die Wahrscheinlichkeit zur Teilnahme zu erhöhen, lohnt sich eine gute Struktur in der Fragestellung. So sind Multiple Choice-Fragen (Mehrfachauswahl oder Schulnotenskala) relativ unkompliziert. Offene Fragen ermöglichen individuellere Angaben, bedeuten aber auch mehr Zeitaufwand beim Beantworten und bei der Auswertung.

Tipp: Eine gute Mischung aus Fragearten sowie die Reduktion auf die wirklich wichtigen Fragen sind die Erfolgsfaktoren eines nützlichen Feedbacks.

Event Feedback: Umfragen Tools

Für die Durchführung von Befragungen stehen verschiedene Softwarelösungen zur Verfügung. Sie unterscheiden sich zum einen hinsichtlich der Funktionalität, vor allem, was die Auswertungsmöglichkeiten angeht. Zum anderen reicht das Angebot von kostenlosen Tools bis zur kostenpflichtigen All-in-one-Lösung, entweder als Miet- oder Kaufversion.

Tipp: Wenn Sie den Feedback-Prozess fest etablieren wollen, entscheiden Sie sich für eine leistungsfähige Kauflösung. Möchten Sie zunächst testen, ob digitale Umfragen das Richtige für Sie sind, setzen Sie auf ein kleines Tool oder eine eingeschränkte Testversion.

Fazit: Event Feedback

Feedback ist im Rahmen des Optimierungsprozesses unerlässlich. Einerseits lässt sich die Qualität des Events weiter steigern, wenn man gezielt auf die Bedürfnisse der verschiedenen Zielgruppen eingeht. Andererseits signalisiert man seinen Gästen und Partnern ein ehrliches und professionelles Interesse an deren Meinung. Wer regelmäßig Feedback einholt, muss mit einem gewissen Aufwand rechnen. Dieser ist jedoch durch die eben beschriebenen Vorteile mehr als gerechtfertigt.