Einlassmanagement und Check-in Möglichkeiten bei Events

Für die Registrierung und das Management von Teilnehmern vor Ort gibt es mittlerweile eine Vielzahl von Möglichkeiten. Wo liegen eigentlich die Vor- und die Nachteile dieser verschiedenen Optionen? Der folgende Gastbeitrag unserer Partnerin und Event-Bloggerin Katrin Taepke soll einen ersten und schnellen Überblick geben.

Mit Hilfe von Excel werden die Besucherdaten vorab manuell erfasst (wenn sich beispielsweise ein Teilnehmer telefonisch anmeldet). Die fertigen Listen können dann für das Event ausgedruckt und zum Beispiel zum Abhaken der Namen genutzt werden.

Vorteile:
Excel oder eine ähnliche Software für Tabellenkalkulation hat heutzutage nahezu Jede/r auf seinem Rechner installiert. Alternativ kann man kostenfreie Tools wie beispielsweise Google Drive nutzen. Auch deshalb ist diese Lösung für Eventmanager auch heute noch sehr beliebt und verbreitet.

Nachteile:
Diese Listen liegen häufig auf einem Server, auf den nur wenige Personen meist nur eine Einzige zeitgleich zugreifen kann. Das erhöht das Risiko paralleler Listen mit unterschiedlichen Inhalten. Änderungen können nicht nachvollzogen werden und die Listen müssen stets manuell an alle beteiligten Partner verschickt werden. Der Ausdruck der Listen ist ‘fast immer’ veraltet und vor Ort bilden sich schnell Warteschlangen beim Check-In. Zutrittsberechtigungen müssen von den Listen auf ein zweites Medium übertragen werden, z.B. codierten Tickets.

Die Allzweckwaffen Excel und Papierlisten eignen sich meist nur bei sehr kleinen Veranstaltungen, bei denen der Einsatz und das Set-up eines Tools den Zusatzaufwand dafür nicht mehr rechtfertigt.

Tipp: Lesen Sie dazu auch: “Teilnehmermanagement mit Excel – Vorteile und Nachteile“.

Barcodes, auch Strichcodes genannt, und QR Codes, auch 2D Barcodes genannt, finden immer häufiger den Weg in den Geschäftsalltag. Beim Ticket der Deutschen Bahn, beim Flieger oder auf Veranstaltungen sind diese “mobilen Handytickets” bereits weit verbreitet.

Vorteile:
Diese Codes lassen sich vor Ort schnell scannen und vom Besucher ohne zusätzlichen Ausdruck einfach mitnehmen. Ein Smartphone hat heute schließlich nahezu jede*r dabei. Veranstalter ersparen sich selbst und dem Besucher den Ausdruck von viel Papier: Für Tickets oder für Teilnehmerlisten. Außerdem lässt sich so die Zahl der bereits eingecheckten Teilnehmer sehr leicht ermitteln.

Nachteile:
Wer auf diese Einlasstechnik zurückgreifen möchte, benötigt vor Ort Scanner für die Codes – entweder als Miet- oder als Kaufgerät. Je nach Registrierungstool kann es auch erforderlich sein, aus einer Teilnehmer-ID einen Code zu generieren. Gerade bei der Umwandlung von der ID in den Code kann es zu Pannen kommen. Daher sollten die Codes vor dem Event unbedingt einmal getestet werden. Oder diese Aufgabe an einen der IT-Dienstleister, die sich auf das Teilnehmermanagement spezialisiert haben, ausgelagert werden.

RFID steht für Radio Frequency Identification, also Radiofrequenz-Identifikation während NFC für Near Field Communication steht. Bei beiden handelt es sich um einen internationalen Übertragungsstandard zum kontaktlosen Datenaustausch via Funk. Während eine NFC-Verbindung nur über sehr kurze Distanzen (1-4 cm) zustande kommt, hat die RFID-Technologie (50 cm) deutlich größere Reichweiten. RFID-/NFC-Transponder gibt es mittlerweile als Armband, Schlüsselanhänger, Plastikkarte, Emblem, Metallschild oder als integrierte Technik in Android-Smartphones.

Vorteile:
Event-Teilnehmer mit einem NFC-fähigen Smartphone oder Transponder benötigen für den Check-In keinen separaten Ticketausdruck mehr und können selbst beim Bezahlen auf Bargeld oder Kreditkarten verzichten. Außerdem steigt beim bargeldlosen Bezahlen auch die Kauflust der Teilnehmer (Lesen Sie dazu auch folgenden Artikel: “vom Schmerz des Bezahlens“) und damit das Umsatzpotenzial für den Veranstalter. Darüber hinaus benötigt der Check-In mit dieser Technologie weniger Zeit (bis zu 4mal schneller als die zuvor genannten Codes) und reduziert lästige Warteschlangen beim Einlass. Individuelle Zutrittsberechtigungen sowie das Erfassen der Besucherzahl sind mit RFID oder NFC umsetzbar.

Nachteile:
RFID-/NFC-Transponder verursachen Kosten für den Veranstalter und einen Zusatzaufwand im Handling. Erst recht, wenn alle Leih-Transponder den Weg zurück zum Veranstalter finden sollen. Darüber hinaus können diese Transponder wie auch Smartphones an andere Besucher weitergegeben werden. Ein Minuspunkt auf der Seite des Sicherheitsaspektes.

Während NFC bereits auf Android-Smartphones integriert ist, öffnet Apple diese Technologie wohl erst Ende 2019. Wer die Bezahlfunktion auf seinem Smartphone nutzen will, muss sich außerdem zuvor dafür registrieren oder dies mit seinem Bankkonto verknüpfen. Dieser Vorgang benötigt Zeit und sollte vom Teilnehmer bereits vor dem Eventbesuch erledigt werden.

Self-Service ist ebenfalls schon in vielen Bereichen des (Business-)Alltags angekommen. Was in Hotels oder an Automaten für den ÖPNV, Parktickets oder bei IKEA funktioniert, hält auch Einzug in die Veranstaltungsbranche.

Vorteile:
Der Veranstaltungsbesucher übernimmt Aufgaben des Veranstalters, z.B. den Druck und das Korrekturlesen seines Tickets. Auch Teilnehmer, die sich noch sehr spät anmelden, erhalten so rechtzeitig ein korrektes Ticket. Veranstalter sparen so wertvolle Zeit, Kosten und Nerven. Auch mit dieser Technologie lassen sich Besucherzahlen schnell ermitteln und Zutrittsberechtigungen steuern. 

Nachteile:
Solche selbst ausgedruckten Tickets werden von Teilnehmern gern einmal vergessen oder sogar von Dritten gefälscht. Darüber hinaus benötigt der ein oder andere Hilfe beim Check-In. Sei es, weil er oder sie mit der Technik nicht klarkommt, weil diese nicht einwandfrei funktioniert oder weil er oder sie den persönlichen Kontakt mit dem Veranstalter schätzt. Außerdem benötigt der Veranstalter, wie bei der vorherigen Einlassmethode, auch hier IT-Hardware zum Überprüfen der Tickets. 

Auch bekannt unter den Stichworten “Biometrische Einlasserfassung” oder “Facial Recognition” findet auch diese Technologie immer mehr den Einzug in den Alltag – ob auf Flughäfen oder als User-Erkennung auf dem iphone X.

Vorteile:
Das eigene Gesicht hat man – im Gegensatz zum selbst ausgedruckten Ticket – “immer dabei” und ist ein eindeutiger Merker. Es lässt sich also im Gegensatz zu Armbändern oder Smartphones nicht weitergeben. Zudem funktioniert Gesichtserkennung auch bei relativ schlechten Lichtverhältnissen sehr gut und sorgt für einen schnellen Einlass. Wie schon bei den vorangegangen Techniken können auch hier individuelle Zugangsberechtigungen gesteuert und Personenzahlen schnell ermittelt werden.

Nachteile:
Teilnehmer haben noch Zweifel an dieser Einlassmethode, vor allem aus Datenschutz-Gründen und -bedenken. Was passiert, wenn deren biometrische Daten in die falschen Hände gelangen? Ist ein Gesicht auch bei Zwillingen, beim Tragen einer Brille oder eines neuen Haarschnittes, Bartes o.ä. wirklich eineindeutig?

Eine speziell für das Eventmanagement entwickelte Software unterstützt Eventmanager neben dem Handling des Einlasses auch bei der Registrierung vorab so wie vielen weiteren Funktionen. Dabei ist die Liste der Möglichkeiten heute so lang wie facettenreich:

• Teilnehmermanagement
• E-Mail-Kampagnen und Social Media Integration
• Rechnungserstellung und -versand
• Hotelbuchung und -listen
• Rahmen- und Abendprogramme
• Selfservice für Umbuchungen
• Abstractmanagement
• Referentenhandling
• Raum- und Kontingentverwaltung
• Programmplanung
• Sitzplatzvergabe
• Erfassung für Zertifizierungen und Punkte (CME)
• Budgeterstellung und -monitoring
• Aufgabenmanagement und Kalenderfunktionen
• Reporting
• und vieles mehr.

Es gibt zahlreiche manuelle wie auch digitale Lösungen, den Einlass bei einem Event zu gestalten. Bei der Auswahl sollte man besonders die Zielgruppe und deren digitale Affinität sowie die Veranstaltungsart und das zur verfügung stehende Budget beachten.