Was bedeutet Digitalisierung und welche Möglichkeiten ergeben sich für Events?

Die Digitalisierung schreitet in sämtlichen Lebensbereichen weiter voran. So auch im Kontext von Marketing und Events. Doch was genau bedeutet Digitalisierung? Welche Möglichkeiten und Vorteile ergeben sich im Eventmanagement?

Begriff und Beispiele: Was ist Digitalisierung?

Die Umwandlung von analogen in digitale Formate bezeichnet man per Definition als Digitalisierung.

Seit Beginn des 21. Jahrhunderts steht die Digitalisierung vor allem für disruptive Technologien und innovative Geschäftsmodelle.

Der Begriff „disruptiv“ wird verwendet, wenn eine bereits erfolgreich bestehende Technologie bzw. ein Produkt oder eine Dienstleistung von einer neuen Technologie ersetzt und somit überflüssig wird. Beispiele hierfür sind das Auto und die Pferdekutsche oder die Entwicklung von der Vinylschallplatte zur CD bis hin zur MP3-Datei.

Die Digitalisierung hat zahlreiche neue Geschäftsmodelle hervorgebracht, allen voran die sozialen Netzwerke als virtuelle Plattform für echte Menschen. Daneben wurden viele analoge Geschäftsmodelle „digitalisiert“, unter ihnen Banken (Online Banken), Einzelhandel (e-Commerce) oder Filme und Musik (Streaming).

Die Digitalisierung von Events

Events und Veranstaltungen sind eine zentrale Säule im Marketing-Mix zahlreicher Unternehmen. Daher ist die Digitalisierung auch hier in den letzten Jahren immer weiter vorangeschritten.

Allein im Bereich der Event-Technologien sind zahlreiche spannende Trends zu beobachten. Vor ein paar Jahren waren Live-Streaming über Apps (z.B. Periscope) oder Wearables, also tragbare Technologien wie beispielsweise die Apple Watch, noch das Maß der Dinge. Heute bestaunt man Technologien, die man bislang eher aus Science Fiction-Filmen kannte.

Zu nennen sind hier beispielsweise Virtual Reality, also die Immersion in realitätsgetreue virtuelle Welten, oder auch die Gesichtserkennung. Letztere kommt zum Entsperren von Smartphones zum Einsatz, kann jedoch auch für mehr Sicherheit oder Flexibilität bei der Einlasskontrolle sorgen.

Lesen Sie hierzu auch “Event-Technologien: Das sind die aktuellen Trends”.

Anwendungsbeispiele – wie sich Events digitalisieren lassen

Einem Veranstalter oder einem Event-Manager steht eine ganze Reihe von digitalen Maßnahmen zur Verfügung, mit denen er seine Prozesse managen und optimieren kann.

Digitalisierung der Kommunikation

Die Kommunikation mit den (potenziellen) Gästen einer Veranstaltung findet überwiegend anhand von E-Mails statt. Die Nutzung von gesammelten Daten erlaubt es, Inhalte zu personalisieren und jedem Empfänger genau die Informationen zu übermitteln, die für ihn relevant sind.

Es gibt zahlreiche Möglichkeiten zur Individualisierung. Beispielsweise werden Erinnerungen zur Anmeldung nur an diejenigen Empfänger versandt, die sich noch nicht angemeldet haben. Umgekehrt erhalten nur die angemeldeten Empfänger Informationen zur Anreise oder zur Änderungen des Ablaufs.

Tipp: Je mehr Zeit Sie auf die Segmentierung Ihrer Zielgruppe verwenden, desto genauer können Sie Ihre Botschaften auf persönliche Interessen zuschneiden. Sorgen Sie für Relevanz!

Wie Sie mit Personalisierung die Teilnehmerzahl erhöhen oder mehr Engagement von Ihren VIPs erzielen, lesen Sie in unserem E-Book “Personalisierung bei Events”.

Digitalisierung der Attendee Journey (Teilnehmerreise)

Den Weg eines Gastes von der Einladung über den Besuch der Veranstaltung bis zur Feedback-Befragung bezeichnet man als „Attendee Journey“. Diese Teilnehmerreise lässt sich digital komplett aufzeichnen und auswerten.

In jeder individuellen Attendee Journey werden die verschiedenen Touchpoints vermerkt. Dies gilt für die Kommunikation im Vorfeld (E-Mails, Anmeldung, Registrierung) und für das Event selbst (Check-in, Besuch von Vorträgen, VIP-Dinner etc.). Legt man die Aufzeichnungen vieler Teilnehmerreisen übereinander, kristallisieren sich Muster heraus.

Tipp: Beurteilen Sie anhand von erhobenen Daten, welche Bestandteile der Attendee Journey und welche Inhalte auf dem Event erfolgreich waren. So können Sie Ihre Folgeveranstaltung optimieren.

Mehr Details finden Sie in unserem Blogbeitrag “VIP Attendee-Journey: Wichtige Kontakte identifizieren”.

Digitalisierung mit einer Eventmanagement-Software und digitalen Tools

Eine professionelle Eventmanagement-Software unterstützt bei der Digitalisierung von Events. Sie deckt beispielsweise folgende digitale Funktionen ab:

  • Mailings: Erstellung von Event-Einladung und Remindern via Mailing-Funktion
  • Event-Website: Erstellung einer Event-Website inkl. Registrierungsformular
  • Registrierung: Erfassen von Teilnehmerdaten innerhalb der Online-Registrierung
  • Teilnehmermanagement vor Ort: Event-Zugang via QR-Code
  • Analyse: Auswerten der gesammelten Daten für zukünftige Handlungsstrategien

Weitere einzelne digitale Tools machen den Aufenthalt auf einer Veranstaltung für den Teilnehmer angenehmer.

Beispielsweise lässt sich die Wartezeit am Eingang deutlich verkürzen, wenn der Gast mit einer App auf seinem Smartphone einchecken kann. Eine App versorgt den Teilnehmer mit personalisierten Informationen. Zudem kann sie die Anwesenheit tracken und direkt auf dem Event Feedback einholen oder Votings ermöglichen. Darüber hinaus können Daten verknüpft und für Networking-/Matchmaking-Zwecke genutzt werden.

Tipp: Nutzen Sie smarte Tools sowie eine auf Ihre Bedürfnisse zugeschnittene Eventmanagement-Software. Sie und Ihre Gäste profitieren gleichermaßen.

Digitale Analysen

Vor allem im Rahmen der Analyse spielt die Digitalisierung eine wesentliche Rolle. Denn hier sind Daten gefragt. Mit einer geeigneten Software lässt sich der Erfolg einer Veranstaltung schnell und unbestechlich beurteilen.

Wichtig ist es, eine Plattform zu verwenden, auf der alle Daten zusammenfließen. Auf diesem „Event-Data-Hub“ können die erfassten Gäste nach ihrem Verhalten segmentiert werden. Zudem erlaubt eine solche Software die Hinterlegung und Verwaltung sämtlicher Leads, die auf der Veranstaltung generiert wurden. Ebenso ist es möglich, den Event-ROI nach verschiedenen KPI zu bestimmen.

Tipp: Verzetteln Sie sich nicht in einzelnen Excel-Tabellen, sondern nutzen Sie die Möglichkeiten einer auf den Event-Bereich zugeschnittenen Software.

Herausforderungen der Digitalisierung

Die Chancen der Digitalisierung lassen sich vor allem im Zusammenhang mit Daten nutzen. Konsumenten sind zunehmend sensibler, was den Umgang mit ihren Daten angeht. Wer die Chancen der Digitalisierung durch datenbasierte Entscheidungen nutzen möchte, sollte transparent kommunizieren.

Veranstalter sollten sich daher genau an die Vorgaben der Datenschutzgrundverordnung (DSGVO) halten. Hierzu gehört es unter anderem, sinnvoll mit der Erfassung von Daten umzugehen und mit maximaler Transparenz zu agieren.

Daten müssen nicht nur erfasst, sondern auch derart verarbeitet werden, dass man mit ihnen arbeiten kann. Der Mensch alleine ist hierzu nicht mehr in der Lage. Eine Hilfestellung bietet eine Software-Lösung, die Daten sammeln, verarbeiten und auswerten kann. Sie liefert anhand von Analysen Handelsempfehlungen für die Optimierung künftiger Events.

Fazit

Die Digitalisierung durchdringt sämtliche gesellschaftlichen Bereiche und bietet zahlreiche Möglichkeiten für effizienteres Marketing, auch im Kontext von Events. Wer sich in Zukunft mit seinen Veranstaltungen von der Konkurrenz abheben möchte sollte genau analysieren, welche digitalen Lösungen zu seinen Anforderungen passen. Sind die idealen Tools gefunden, können diese einen echten Mehrwert für Entscheider, Eventmanager und Teilnehmer bieten.